Die Komplexität reduzieren

Mehr als die Hälfte der deutschen Banken betrachtet ihr Kreditgeschäft mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen als ineffizient und ist mit den dort erzielten Margen unzufrieden.¹ Ertragssteigerungen durch Erhöhung des Marktanteils stellen auf Grund des intensiven Wettbewerbs nur in Ausnahmefällen eine Option dar. Zur Steigerung der Rentabilität im Kreditgeschäft verbleibt somit nur die Möglichkeit, den Aufwand durch Beseitigung von Ineffizienzen zu reduzieren.

Kostenfaktor Komplexität
In der Vergangenheit standen Kostensenkungsprogramme mit dem Ziel einer schnellen Umsetzung im Vordergrund. Dabei wurden oft tief greifende Neustrukturierungen der Prozesse außer Acht gelassen. Dies ist ein Fehler, denn durch eine gezielte Senkung der Komplexität können Kreditinstitute zusätzliche und nachhaltige Kostenreduzierungen erreichen.² Eine entscheidende Rolle bei der Komplexitätsreduzierung spielen Business Rules, auch Geschäftsregeln genannt, die als eine Art Direktive oder Orientierungshilfe das Geschäftsverhaltenvon Banken beeinflussen.³

Komplexität in Geschäftsprozessen entsteht durch verschiedene Treiber, die die Gemeinkosten erhöhen und eine verursachungsgerechte Kostenverrechnung erschweren. Die wichtigsten Komplexitätstreiber sind:
 

• Hohe Anzahl und Änderungsrate von Geschäftsregeln: Die Erfüllung von oftmals konträren Interessen unterschiedlichster Gruppen (Kunden, Gesetzgeber, Aufsichtsbehörden und Geschäftsführung) führt dazu, dass die Zahl von Geschäftsregeln immer weiter zunimmt und die Regeln immer häufiger und schneller angepasst werden müssen. So hat sich die durchschnittliche Zykluszeit für die Notwendigkeit von Geschäftsprozessänderungen in den letzten 20 Jahren von 84 auf sechs Monate verkürzt.⁴

• Uneinheitliches Unternehmensvokabular: Die von Fachbereichen definierten Geschäftsregeln müssen von der IT-Abteilung in den Anwendungssystemen umgesetzt werden. Problematisch ist dabei, dass ähnliche Geschäftsregeln an unterschiedlichen Stellen zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Die Auslegung der Regeln ist nicht eindeutig, da die Mitarbeiter von Fach- und IT-Abteilungen oftmals nicht dieselbe Sprache sprechen. Somit ist ein hohes Maß an Abstimmung und Koordination zwischen den beteiligten Organisationseinheiten notwendig.

• Redundante Dokumentation: Geschäftsprozesse müssen auf Grund der Kundenwünsche nach individualisierten Produkten sowie der vielfältigen gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen in mehreren Varianten vorhanden sein.⁵ Dies führt zu Geschäftsregeln, die häufig in mehr als einem Geschäftsprozess Verwendung finden und an mehreren Stellen dokumentiert und gepflegt werden müssen.

Folgen der zunehmenden Komplexität in Geschäftsprozessen sind steigende Aufwände und sinkende Erträge. Die Aufwände steigen, weil die hohe Zahl und hohe Änderungsrate der Geschäftsregeln sowie die redundante Dokumentation unterschiedlicher Prozessvarianten zur Intransparenz der Abläufe führen. Dadurch entstehen bereits in den Fachabteilungen Umsetzungsfehler. Verstärkt wird dieser Effekt durch uneinheitliches Unternehmensvokabular, durch das es leicht zu Kommunikationsproblemen zwischen Fach- und IT-Abteilung kommt. Veränderungen und Erneuerungen von Geschäftsprozessen erfordern daher viel Zeit und großen monetären Aufwand.

Die Konsequenzen für die Ertragsseite sind schwieriger zu bemessen. Unstrittig ist jedoch, dass durch lange Vorlaufzeiten für Produkteinführungen und -änderungen Wettbewerbsnachteile entstehen. Insbesondere Banken stehen daher vor der Herausforderung, zum einen die Komplexität von Geschäftsprozessen zu reduzieren und zum anderen die Kommunikation zwischen Fach- und IT-Seite zu verbessern.

Mit dem Business Rules-Ansatz steht den Verantwortlichen eine Methode zur Verfügung, mit der beide Ziele gleichzeitig erreicht werden können. Durch die strikte Trennung von Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln können Prozesse schneller und flexibler angepasst werden. Hierzu ist es erforderlich, die in den Prozessen enthaltenen Business Rules zu identifizieren und in eine einheitliche, für die Fach- sowie die IT-Seite verständliche und eindeutige Sprache zu übersetzen. Ein weiteres Ziel besteht darin, alle Geschäftsregeln der Bank an einer zentralen Stelle zu dokumentieren und zu verwalten.

Idee des Business Rules-Ansatzes
Unter Business Rules sind Richtlinien oder Geschäftspraktiken zu verstehen, die das Verhalten eines Unternehmens beeinflussen oder leiten.⁶ Ihre Motivation ist immer in einem unternehmerischen Ziel begründet. Business Rules stellen das Richtliniensystem des Unternehmens dar, bilden die Geschäftslogik ab und können in mehreren Geschäftsprozessen und IT-Anwendungen simultan benutzt werden.

In der Praxis können Business Rules in unterschiedlichster Form dokumentiert sein, beispielsweise in Form von Gesetzestexten, Verordnungen, Verträgen, Memos, E-Mails, Arbeitsanweisungen, Schulungshandbüchern usw. Die unterschiedlichen Dokumentationsformen und -orte tragen zur hohen Komplexität und Intransparenz bei. Daher unterscheiden sich „gute“ Business Rules von denen in der Praxis üblicherweise genutzten Geschäftsregeln wie folgt:⁷

• Business Rules sind deklarativ. Das heißt: Sie beschreiben einen Zustand und „was“ geregelt wird, nicht „wie“.
• Business Rules sind präzise. Das heißt: Sie sind eindeutig interpretierbar.
• Business Rules sind atomar. Das heißt: Sie definieren einen Gedanken klar und greifen nicht mehrere Aspekte auf. Die Aussage einer Business Rule ist nicht weiter zerlegbar, ohne dass dadurch Informationen verloren gehen.
• Business Rules sind geschäftsorientiert. Das heißt: Sie sind so formuliert, dass sie von Fachbereichen verstanden werden.
• Business Rules werden von Fachbereichen gepflegt.

Zur Umsetzung des Business Rules-Ansatzes ist die Verwendung eines einheitlichen Unternehmensvokabulars (Business Vocabulary) unabdingbar, da uneinheitlich formulierte Geschäftsanweisungen Mitarbeitern einen nicht erwünschten Interpretationsspielraum überlassen. Nur so können deklarative, präzise und atomare Business Rules formuliert werden. Diese setzen sich aus einem einzelnen Begriff (= Term) und einem Fakt in Form einer Ableitung oder Einschränkung zu spezifischen, formalen Aussagen zusammen.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass von der ersten Formulierung von Business Rules über deren Pflege bis hin zur Implementierung in den IT-Systemen alle Beteiligten des Unternehmens das gleiche Verständnis über bestimmte Business Rules haben. Ein Interpretationsspielraum wird somit vermieden.

Außerdem muss eine einheitliche und unternehmensweit gültige Modellierungsmethode festgelegt werden. Das können beispielsweise Regelbäume, Entscheidungstabellen, Kontrollstrukturen („if … then … else …“) sein, die in ihrer Semantik und Syntax Programmiersprachen ähneln, aber auch von Mitarbeitern der Fachbereiche verstanden und angewendet werden können.⁸

Mit einem einheitlichen Unternehmensvokabular und einer einheitlichen Modellierungsmethode lassen sich die Informationsverluste zwischen den Organisationseinheiten erheblich reduzieren. Der Gesamtprozess wird transparenter und Veränderungen können schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Dies ist der erste Schritt für eine umfassende Komplexitätsreduktion.⁹

Meist sind Geschäftsregeln in Geschäftsprozessen integriert – entweder als Bestandteil der Prozessbeschreibung oder umgesetzt in IT-Anwendungen. Als weiterer Schritt zur Nutzung des Business Rules-Ansatzes muss diese Integration durch eine strikte Trennung der Geschäftsregeln von Geschäftsprozessen aufgehoben werden. Nur dadurch lassen sich eine redundante Dokumentation und die damit verbundene aufwendige Pflege von Regeln vermeiden.

Zur Umsetzung der strikten Trennung werden die Geschäftsregeln aus den Prozessmodellen extrahiert und in eine zentrale Regelverwaltung (Business Rules Repository) überführt. Im Prozessmodell verbleiben damit der reine Prozessablauf und die Verweise auf die Business Rules im Repository. Mit diesem Schritt wird eine deutliche Komplexitätsreduktion erreicht.

Fallstudie: „Neukredit an Gewerbekunden“
Die Anwendung des Business Rules-Ansatzes wird am Beispiel des Standardprozesses¹⁰ der gewerblichen Neufinanzierung eines deutschen, mittelgroßen Kreditinstituts (Bilanzsumme: 3,4 Mrd €) gezeigt. Das dieser Fallstudie zu Grunde liegende Projekt basiert auf Arbeitsanweisungen,  betriebsinternen Miteilungen, Checklisten,
Antrags- und Beschlussformularen sowie Einzelinterviews mit Fachkräften. Zur Vereinfachung wurden ausschließlich Geschäftsregeln untersucht, die eine kritische Auswirkung auf die Durchlaufzeit des Geschäftsprozesses haben. Ziel der Fallstudie ist es, einerseits die Anwendung des Ansatzes an einem Bankprozess zu verdeutlichen und andererseits die Möglichkeit zur Komplexitätsreduktion zu bewerten.

Der Ablauf der Fallstudie war wie folgt: Zuerst wurden die Entscheidungspunkte identifiziert und alle dazugehörigen relevanten Regeln gesammelt. Danach erfolgten die Zusammenstellung des Unternehmensvokabulars und die Formalisierung der Business Rules.

Entscheidungspunkte und relevante Regeln
Im ersten Schritt wurde der Standardprozess der gewerblichen Neufinanzierung erhoben und auf Entscheidungspunkte untersucht. Entscheidungspunkte finden sich im Prozess dort, wo Kalkulationen ausgeführt oder Verzweigungen des Prozessablaufs eingeleitet werden. Sie bilden die Basis für die spätere Formalisierung der Business Rules (BR).In dem Prozess wurden sieben Entscheidungspunkte (BR1 bis BR7) identifiziert. Zu jedem Entscheidungspunkt wurden die zu Grunde liegenden Regeln gesammelt und mittels Formblättern dokumentiert. Wichtig hierbei waren die Erfassung der Quellen der Regeln (zum Beispiel Kreditrichtlinie oder Kompetenzhandbuch) und der Organisationseinheiten, die die Entscheidung verantworten, sowie die (noch formlose) Beschreibung jeder einzelnen Regel.

Zusammenstellung des Unternehmensvokabulars
Um die Business Rules im weiteren Verlauf formalisieren zu können, wurde ein einheitliches Unternehmensvokabular erstellt. Ein solches Vokabular kann nur seinem Zweck dienen, wenn es abgestimmt, kommuniziert und von allen Organisationseinheiten genutzt wird. Exemplarisch wird für die Business Rule „Entscheidung zwischen Standard- und Individualfall“ (BR2) das Unternehmensvokabular anhand zweier ausgewählter Begriffe dargestellt. Dabei werden bewusst Begriffe ausgewählt, die von Fachbereichen und IT-Abteilung unterschiedlich verwendet werden, obwohl sie die gleiche Bedeutung haben.

Begriff „Kunde“: Ein Kunde ist eine juristische oder natürliche Person, mit der das Kreditinstitut eine Geschäftsbeziehung unterhält. Jeder Kunde hat eine eindeutige Kundennummer. Kunden werden nach der Kundenart klassifiziert. Die Bank selbst tritt auch als Kunde gegenüber Dienstleistern und externen Anbietern auf. Synonyme: Person, Sparer, Kreditnehmer, Schuldner, Vertragspartei, Geschäftspartner.

Begriff „Kundenart“: Über die Kundenart werden Kundengruppen klassifiziert. Grundsätzlich gibt es die Arten Geschäftskunde, Privatkunde, Gewerbekunde, Firmenkunde, Individualkunde, Sanierungskunde und Abwicklungskunde. Die Kundenart bestimmt maßgeblich, wie Produkte ausgestattet werden und welche gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Bestimmungen beim Vertrieb und bei der Abwicklung beachtet werden müssen. Synonyme: Kundengruppe, Kundenklasse.

Neben der Auflistung aller synonymen Begriffe und der Festlegung einer unternehmensweit genutzten Vokabel ist auch eine eindeutige Definition von besonderer Bedeutung. Nur so wird sichergestellt, dass sich vorhandene und neue Begriffe einander zuordnen oder abgrenzen lassen.

Formalisierung der Geschäftsregeln
Zur Darstellung formalisierter Business Rules wurden in der Fallstudie Entscheidungstabellen und Regelbäume genutzt. Die Entscheidungstabellen beschreiben einzelne, komplexe Regeln einer Business Rule. Regelbäume fassen nicht nur einzelne Regeln, sondern ganze Regelgruppen zu einer Business Rule zusammen. Zur Visualisierung der Business Rule „Entscheidung zwischen Standard- und Individualfall“ wird exemplarisch die Entscheidungstabelle für die Anwendung eines vereinfachten Beleihungswertermittlungsverfahrens für Grundschulden in Kombination mit einem Regelbaum dargestellt.

Beurteilung des Business Rules- Ansatzes
Den größten Beitrag zur Komplexitätsreduktion von Geschäftsprozessen leistet die strikte Trennung von Prozess- und Regelbeschreibung. Dadurch können Redundanzen vermieden, die Konsistenz von Business Rules überprüft und Anpassungen des bestehenden Regelsystems unmittelbar umgesetzt werden.

Außerdem wurde durch die Anwendung des Business Rules-Ansatzes auf den Prozess „Neukredit für Gewerbekunden“ eine Vielzahl von komplexitätsreduzierenden Auswirkungen erreicht. Die wichtigsten Ergebnisse der Fallstudie sind: Modellierungsmethoden stammen aus der IT: Syntax und Semantik von Business Rules lassen keinen Interpretationsspielraum zu. Durch Interpretationsspielräume können Prozesse nur schwer gesteuert werden und es kommt zu Mehrarbeiten wie zum Beispiel Rückfragen. Darüber hinaus können Business Rules mit geringem Aufwand in Programmcodes umgewandelt werden. Ferner liegt immer dann ein Optimierungspotenzial vor, wenn eine Business Rule nicht präzise oder atomar ist.

Fachseite übernimmt Pflege der Geschäftsregeln: Durch die zentrale Regelverwaltung (Business Rules Repository) in IT-Anwendungen entfällt bei einer Regeländerung die Anpassung der Software. Zudem schafft die unternehmensweite Regelsammlung die Grundlage für weitere Automatisierung und vereinfacht die Kommunikation von Veränderungen.

Trennung der Geschäftsregeln von Geschäftsprozessen: Eine redundante Dokumentation und Änderung wird vermieden. Die Geschäftsprozessdarstellung wird transparenter. Es werden immer die gültigen Geschäftsregeln verwendet, da diese nur an einer Stelle Verwendung finden. Ausrichtung nach Geschäftsregeln: Die Mitarbeiter erhalten situationsbedingt Informationen darüber, wie an einer bestimmten Stelle im Prozess zu entscheiden ist. Situationsbedingtes Nachlesen von Regeln in unterschiedlichen Arbeitsanweisungen entfällt. Überprüfung der Regeln auf Vollständigkeit und Stimmigkeit: Unvollständige und/oder unstimmige Regeln werden erkannt, da sie keine präzise Formalisierung zulassen.

Fazit
Der Business Rules-Ansatz verfolgt eine strikte Trennung von Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln. Durch die Nutzung dieses Ansatzes steigert das Unternehmen die Fähigkeit, Geschäftsprozesse inklusive deren IT-Unterstützung flexibel an Markt- und Umweltveränderungen anzupassen und gleichzeitig die Kosten zu reduzieren. Kosteneinsparungen entstehen hauptsächlich durch den geringeren Dokumentationsaufwand und die Verwendung einer eindeutigen und einheitlichen Sprache, die sowohl im IT-Bereich als auch von den Fachbereichen verstanden wird. Die Komplexität wird dadurch reduziert, dass eine Information, zum Beispiel der Ablauf eines Teilprozesses oder der Inhalt einer Geschäftsregel, nur an einer Stelle vorgehalten wird. Die gleichzeitige Erhöhung der Flexibilität des Instituts sorgt für Wettbewerbsvorteile und schafft damit die Grundlage für steigende Erträge.

Zudem erhält das Management durch den Business Rules-Ansatz die Möglichkeit zur Implementierung eines Steuerungswerkzeugs, das als Basis für eine Prozesskostenrechnung verwendet werden kann. Am Markt vorhandene Softwarelösungen sind in der Lage, monetäre Auswirkungen von Regeländerungen vor der Umsetzung einzuschätzen. Dadurch wird der Einfluss von Veränderungen, wie beispielsweise die Änderung von Kreditvergaberichtlinien auf das Unternehmensergebnis, messbar. Ein weiterer Nebeneffekt ist, dass sich ex ante-Aussagen darüber treffen lassen, wie viel eine spezifische Regel in der Umsetzung kostet und wie oft sie in welcher Art ausgeführt und eingehalten wird.¹¹

Aus Sicht der Fachseite rückt die Vision „Business drives IT“ durch den Business Rules-Ansatz näher. Nicht technologische Aspekte bestimmen die Entwicklung der IT im Unternehmen, sondern die Bedürfnisse der Fachseite. Dies wird erreicht, indem die Fachbereiche mit dem Business Rules-Ansatz die Möglichkeit erhalten, das Verhalten der IT-Systeme ihren Bedürfnissen anzupassen, ohne dass dafür die Software geändert werden muss. Der Business Rules-Ansatz leistet bereits durch die vom Geschäftsprozess getrennte und einheitliche Dokumentation der Geschäftslogik auch ohne Berücksichtigung von IT-Aspekten einen bedeutenden Beitrag zur Komplexitätsreduzierung. Allerdings entfaltet der Ansatz seine Vorteile erst vollständig, wenn die durch die Fachbereiche entwickelten Business Rules direkt in die IT integriert werden.