Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Wie die Fidor Bank ihre Personalprozesse optimiert
 

Die Fidor Bank hat ein neues Personalverwaltungssystem eingeführt, um interne Abläufe zu verbessern. Der reduzierte manuelle Aufwand führt zu einer geringeren Fehlerquote und weniger Zeitaufwand, erläutert Inés Brand, Head of HR bei der Fidor Bank, im Interview.

die bank: Frau Brand, vor welcher Herausforderung stand die Fidor Bank?

Inés Brand: Das HR-Team der international tätigen Fidor Bank hat es sich zum Ziel gesetzt, seine administrativen Abläufe effizienter zu gestalten und Geschäftsabläufe somit zu verbessern. Auf der Suche nach einer global einsetzbaren Lösung zur Optimierung der Personalprozesse und -kommunikation stießen wir im Jahr 2018 auf das HR- & People-System Sage Business Cloud People. Damit wurde es nicht nur möglich, Mitarbeiterdaten aus allen Standorten zentral zu bearbeiten. Wir erhielten außerdem einen ganzheitlichen Überblick über alle personenrelevanten Daten und konnten so die Personalprozesse vereinfachen und Zeit einsparen.

die bank: Warum war die Umstellung auf ein neues HR-System für die Bank notwendig?

Brand: Bislang wurden interne Abstimmungsprozesse zum einen dadurch erschwert, dass die Fidor Gruppe aus vier eigenständigen Gesellschaften besteht, die mit zwei verschiedenen HR-Systemen arbeiteten. Zum anderen sorgte der Umstand, dass die Mitarbeiter sowie HR-Teams auf verschiedene Städte in unterschiedlichen Kontinenten verteilt sind, für zusätzliche Komplikationen. Ab einer gewissen Firmengröße sind zentral gesteuerte HR-Prozesse jedoch unumgänglich. Welcher Manager für welche Mitarbeiter verantwortlich ist und welche Position und Aufgabengebiete die Angestellten im Detail haben, ist bei einer Größe, wie sie die Fidor Bank inzwischen erreicht hat, nicht mehr so ohne weiteres nachvollziehbar. Gerade für Schnittstellen wie Accounting und Controlling stellte dies ein Problem dar. Ein integrierter Systemansatz, mit dem die Stammdaten zentral steuerbar sind, war daher ein Hauptziel bei der Suche nach einem global einsetzbaren HR-System.

die bank: Welche Schwierigkeiten hatten Sie zuvor mit der Verwaltung von Personaldaten?

Brand: Die Fidor Bank hatte bislang ein wenig nutzerfreundliches HR-System im Einsatz, das nur unzureichend gepflegt wurde. Der manuelle Aufwand war beträchtlich. Aufgrund des agilen Arbeitsumfelds der Bank ergaben sich zudem häufig Änderungen etwa bei den Funktionen, Verantwortlichkeiten und Berichtslinien der Angestellten. Dies alles führte dazu, dass die Personaldaten nie auf dem aktuellen Stand waren. Es war nicht möglich, auf Knopfdruck zu ermitteln, wie viele Personen aktuell in der Firma beschäftigt sind. Daraus entstand der Wunsch, die Daten in ein einheitliches System zu übertragen und eine Lösung zu finden, Mitarbeiterdaten in Echtzeit abzurufen und Reportings einfach, schnell und automatisiert generieren zu können.

die bank: Welche Vorteile bietet das neue HR-System?

Brand: Das Hauptziel bestand darin, die Prozesse so zu verbessern, dass alle Standorte in ein System eingebunden werden können. Wichtig waren uns schnelle und konsolidierte Reporting-Funktionalitäten sowie die Integration bisheriger Schnittstellen, etwa zu unserem IT- oder Payroll Department. Die Reporting-Funktion von Sage Business Cloud People macht nun monatliche Auswertungen etwa zur Fluktuation und Mitarbeiterzahl möglich – und das unterteilt nach einzelnen Standorten. Zudem werden durch die Integration der Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung sämtliche Daten automatisiert weitergereicht und über die Firmenstandorte hinweg vereinheitlicht dargestellt. Auch die IT wird nun automatisch informiert, wenn etwa ein neuer Mitarbeiter im System angelegt wurde, da das firmeneigene Ticketsystem, über das die Angestellten mit ihrer IT kommunizieren, an die HR-Lösung angebunden werden konnte. Somit erhalten die verantwortlichen Kollegen alle relevanten Daten direkt von der Software und wissen sofort, wie und mit welcher Infrastruktur sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters auszustatten haben. Der reduzierte manuelle Aufwand führt gleichzeitig zu einer geringeren Fehlerquote und weniger Zeitaufwand.

die bank: Wie verlief die Implementierung des Programms?

Brand: Für die Implementierung musste zunächst eine neue Datenbank erstellt werden. Dafür wurden die vorhandenen und zum Teil lückenhaften Einzeldatensätze der verschiedenen Personalabteilungen zu einer bereinigten, einheitlichen Datenbank zusammengefügt und in das neue System hochgeladen. Aus dieser Phase haben wir einen sehr wichtigen Erfahrungswert mitgenommen: Es ist sehr wichtig, sich bereits im Vorfeld genau darüber im Klaren zu sein, welche Informationen zu welchem Mitarbeiter angezeigt werden sollen. Zudem müssen die Personen, die später mit dem System arbeiten werden, unbedingt schon in der Planungsphase mit einbezogen werden. Zwar können Datenfelder im Nachhinein noch geändert werden, doch das bedeutet vermeidbaren Mehraufwand.

die bank: Welche Erfahrungen wurden nach der Umstellung gemacht?

Brand: Nach einer ersten Einarbeitungsphase haben sich die Mitarbeiter schnell an das System und die somit geänderten Abläufe gewöhnt. Sie schätzen besonders, dass alle Daten transparent und in konsolidierter Form vorliegen und über das benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltete Dashboard nun wesentlich leichter verarbeitet werden können. Die tägliche Arbeit wird dadurch effizienter und die so eingesparten Arbeitsstunden der Mitarbeiter senken die Kosten erheblich. Aus Sicht der Fidor Bank hat sich das Investment längst amortisiert. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Software überlegen wir, künftig weitere Module auf globaler Ebene einzusetzen. So ist beispielsweise geplant, Zielvereinbarungen und Planstellen im System zu hinterlegen und Mitarbeitergespräche darüber zu dokumentieren. Mittelfristig soll das System auch für die Karriereplanung und -entwicklung verwendet werden sowie die entsprechenden Module implementiert werden.

Die Fragen stellte Dogan Michael Ulusoy.

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Artikelinformationen 
Artikel veröffentlicht am:
02.05.2019
Quelle(n):
Bildquelle: ©Sohl | istockphoto.com
Autor/in 
Redaktion die bank


Inés Brand
ist Head of HR bei der international tätigen Fidor Bank mit Sitz in München. Die Fidor Gruppe beschäftigt rund 300 Mitarbeiter an drei Standorten auf zwei Kontinenten.
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