Wissensarbeit gewinnt an Gewicht
Im Zuge der Industrialisierung der Finanzwirtschaft haben viele Institute ihre Produktionsketten neu gestaltet. Automatisierung, Outsourcing und Offshoring sind gängige Maßnahmen, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Gleichzeitig ist in der deutschen Wirtschaft ein anderer relevanter Trend zu beobachten: Die Wissensarbeit gewinnt mehr und mehr an Gewicht – professionelles Wissensmanagement beeinflusst zunehmend den Unternehmenserfolg. Der Nutzung moderner Kommunikationstechnologien kommt dabei große Bedeutung zu.
Die steigende Bedeutung der Wissensarbeit in der Wertschöpfung führt zu einer Aufwertung der Fachbereiche mit einem hohen Anteil an Wissensmitarbeitern. Dazu zählen in erster Linie die folgenden drei Abteilungen: das Finanzmanagement & Accounting (F&A), die IT inklusive Service-Units sowie Forschung und Entwicklung (Research & Development, R&D).
Die Folge dieser Entwicklung: Die Anforderungen an die Fachbereiche in Sachen Effizienz, Transparenz und Serviceorientierung sind in den letzten Jahren merklich gestiegen. Während für IT- und R&D-Verantwortliche der Druck zum Nachweis des Wertbeitrags anhand konkreter Kennzahlen zunimmt, sehen sich die F&A-Abteilungen immer mehr gefordert, sich stärker als Dienstleister gegenüber anderen Abteilungen auszurichten. Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie „Fachbereiche im Wandel“ des Marktforschungsinstituts Berlecon Research im Auftrag des Personaldienstleisters Hays AG. Berlecon befragte zwischen Februar und April dieses Jahres 148 Fachbereichsverantwortliche aus Großunternehmen, die in Deutschland mehr als 1.000 bzw. in Österreich und der Schweiz mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen.
„Wissensarbeit erfolgt heute nicht mehr im Elfenbeinturm. Durch die zunehmende Fragmentierung der Wertschöpfung ist der Austausch zwischen Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern unabdingbar. Dabei wird allerdings das Management der zunehmend komplexen Kommunikations- und Austauschprozesse zur Herausforderung“, kommentiert Hays-Marketingleiter Frank Schabel die Ergebnisse.
Wichtig ist ein flexibles Arbeitsumfeld
Hinzu kommt, dass interne Prozesse immer schneller an veränderte Bedingungen angepasst werden und Verantwortliche immer kürzere Planungszeiträume akzeptieren müssten. Dies bestätigen 80 % der Befragten. Das Bild vom Wissensmitarbeiter, der sich sein ganzes Berufsleben lang mit ähnlichen Aufgaben beschäftigt, ist heute nicht mehr haltbar. Eine flexible Organisation und flexible Mitarbeiter werden immer wichtiger. Auch fordern immer mehr Mitarbeiter und Bewerber ein flexibles Arbeitsumfeld mit anpassbaren Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur Nutzung des Home Office. Denn Wissensarbeit ist nicht zwingend an feste Orte gebunden. Die Hälfte der Befragten aus allen Abteilungen gab sogar an, dass Unternehmen dem Wunsch nach einer flexiblen Arbeitsgestaltung nachkommen, um die besten Köpfe zu gewinnen und langfristig an sich zu binden.
Darüber hinaus genießt das Thema Aus- und vor allem Weiterbildung einen hohen Stellenwert: Mehr als 40 % der Befragten beklagten, dass das für die Kerntätigkeiten notwendige Wissen immer schneller veraltet. Um trotzdem Schritt halten zu können, müssen Fachbereiche immer stärker in Fortbildungsmaßnahmen für Arbeitnehmer investieren und Anreize für eine ständige Weiterentwicklung schaffen.
Projektarbeit auf dem Vormarsch
Vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Flexibilität und Innovationsdruck erweisen sich die etablierten starren Prozesse bei der Organisation der Wissensarbeit als Hindernisse. Immer mehr Fachbereiche bauen deshalb die Projektarbeit aus. Auffallend ist, dass die Zusammenarbeit in zeitlich und thematisch begrenzten Teams nicht mehr nur in Abteilungen mit traditionell starkem Projektgeschäft wie Research & Development oder IT stattfindet, sondern auch im Finanzmanagement & Accounting-Umfeld praktiziert wird. So berichten über 60 % der F&A-Verantwortlichen von einer Zunahme der Projektarbeit innerhalb der letzten zwei Jahre. Zwar liegt der durchschnittliche Projektanteil noch deutlich unter jenem im IT- und R&D-Umfeld, da sich der Großteil der Tätigkeit noch über formale Prozesse abbilden lässt. Dennoch sind steigende Anforderungen an Flexibilität etwa durch immer kürzere Planungszeiten und eine steigende Anzahl der Compliance-Themen auch hier deutlich spürbar und offenbar Treiber der neuen Arbeitsstrukturen.
Neben der Projektarbeit sind der interne Wissensaustausch und die abteilungsübergreifende Vernetzung des Mitarbeiters für die Weiterentwicklung der Fachbereiche sehr wichtig. Zwei Drittel der Fachbereichsverantwortlichen sehen hier akuten Handlungsbedarf. Demzufolge gewinnen Technologien zum Wissensmanagement immer mehr an Bedeutung. Mit der Vernetzung der Mitarbeiter, der zunehmenden Kommunikation und deren Abstimmung nimmt auch die Bedeutung technischer Hilfsmittel zu.
Die Rolle der modernen Kommunikationstechnologien
So zeigt die Studie, dass Unternehmen schon heute viele moderne Kommunikationstechnologien verwenden. Dazu gehören Web Collaboration und Video Conferencing Tools. Knapp 80 % der befragten Fachbereiche setzen der Erhebung zufolge auf solche technischen Hilfsmittel. Doch nur in rund 40 % der Fälle werden sie intensiv genutzt. Darüber hinaus sind mittlerweile auch Technologien zum mobilen Zugriff auf Büro- und Unternehmensanwendungen über Smartphones, Tablet-PCs oder Laptops in den Arbeitsalltag vieler Wissensmitarbeiter integriert. Dies ist ein weiterer Beleg dafür, dass viele Abteilungen auf die steigenden Anforderungen der Mitarbeiter nach einer flexibleren Arbeitsplatzumgebung reagieren.
Die technische Unterstützung der Wissensarbeit beschränkt sich bislang vorrangig auf einfache Tools, deren Einsatz keine kulturelle Veränderung der Zusammenarbeit erfordert. Wikis und Blogs sind in vielen Fachbereichen zwar implementiert, allerdings werden sie nur von einem kleinen Teil genutzt. Immerhin etwa 40 % der Studienteilnehmer plädieren für eine intensivere Nutzung dieser Werkzeuge. Den internetbasierten Messaging- oder Netzwerkdiensten wie Xing oder Skype kommt bislang noch eine untergeordnete Rolle zu. Eine professionelle Nutzung dieser Technologien, die den externen Austausch forcieren, wird auch von der Mehrheit der Fachbereichsleiter als unnötig erachtet. Diese Situation könnte sich allerdings ändern, wenn verstärkt jüngere Mitarbeiter in den Fachbereichen tätig werden, die im privaten Umfeld mit diesen Diensten bereits vertraut sind und deren Möglichkeiten auch im Arbeitsumfeld ausschöpfen wollen.
Fakt ist aber: Alle diese Technologien entfalten nur dann ihr volles Potenzial, wenn deren Einsatz mit einer offenen Unternehmenskultur einhergeht sowie in die Wissensmanagementprozesse integriert und vom Management aktiv unterstützt werden. „Unternehmen setzen aufgrund sich verändernder Arbeitsstrukturen zunehmend auf neue Technologien“, so Hays-Marketingleiter Frank Schabel. Allerdings fehlten oft noch die kulturellen Voraussetzungen in den Organisationen. Klare Unternehmensrichtlinien sowie Manager als aktive Vorbilder seien hier wichtige Treiber.
Alles in allem zeigen sich in puncto Technologienutzung deutliche Unterschiede zwischen den untersuchten Fachbereichen. So ist in den R&D-Abteilungen die Nutzungsintensität moderner IT-Technologien wie Web Collaboration oder Video Conferencing überdurchschnittlich stark ausgeprägt. Dagegen zeigen sich die Mitarbeiter im F&A-Umfeld eher konservativ. Diese Unterschiede kommen für Berlecon und Hays nicht überraschend. Sie lassen sich mit unterschiedlichen Anforderungen an die Vernetzung der Mitarbeiter sowie mit unterschiedlich stark ausgeprägter Technikaffinität erklären.
F&A-Abteilungen zeigen sich bei vielen im Rahmen der Studie diskutierten Maßnahmen noch vergleichsweise konservativ, da viele Tätigkeiten durch formale Prozesse abzubilden sind. Auch sind die Anforderungen an die Innovationsfähigkeit niedriger. Dennoch müssen sich F&A-Verantwortliche heute verstärkt mit Themen wie Fachkräftemangel, einer kürzeren Haltbarkeit des Wissens sowie immer schneller veraltenden Verfahren und Prozessen auseinandersetzen. „Über kurz oder lang wird es hier zu einem Aufholprozess kommen“, prognostiziert Schabel. „Der steigende Anteil projektwirtschaftlicher Strukturen im F&A-Umfeld zeigt, dass dieser Wandel bereits stattfindet.“
